Política de privacidad

El responsable de los datos que describe esta política es RETAIL ONLINE LLC, 2201 Menaul Blvd NE Ste A, Albuquerque, NM 87107, United States. Para cualquier cuestión sobre tus datos personales, escribe a privacy@kubocrm.com; para lo demás, a info@kubocrm.com.

Kubo CRM es una herramienta con la que las empresas reciben y gestionan sus leads (personas que pueden llegar a ser sus clientes). Por eso tenemos dos papeles distintos:

• Los datos de las cuentas: los de las personas que usan Kubo CRM (nombre, correo, contraseña, actividad y datos de seguridad). Decidimos nosotros cómo se tratan, así que somos su responsable, y esta política se les aplica entera.
• Los datos de los leads: los contactos que cada empresa guarda en Kubo CRM o recibe por los formularios y las integraciones que conecta. Cada empresa decide qué datos recoge y qué hace con ellos, así que la responsable es ella; nosotros los tratamos solo por su cuenta y siguiendo sus instrucciones, como encargados. Cómo lo hacemos está en el contrato de encargo del tratamiento, que cada empresa puede leer entrando en Kubo CRM.

Si eres un lead (por ejemplo, rellenaste un formulario o respondiste al anuncio de una empresa que usa Kubo CRM), la responsable de tus datos es la empresa con la que contactaste: dirígete primero a ella para ejercer tus derechos. Si no sabes qué empresa es, o no te contesta, escríbenos y le haremos llegar tu petición (ver Eliminación de datos).

• Qué datos: tu nombre, tu correo y tu contraseña, la empresa a la que perteneces y tu rol en ella (propietario, gestor o comercial), y las preferencias que elijas en la aplicación. Tu contraseña no la vemos nunca: nuestro proveedor de autenticación solo la guarda de forma que no se puede revertir (un hash).
• De dónde salen: de ti, cuando creas la cuenta de tu empresa, o de tu empresa, cuando alguien con permiso para gestionar su equipo te da de alta. En ese caso te enviamos un correo con un enlace para elegir tu contraseña.
• Para qué: para darte acceso a Kubo CRM y para que tu empresa organice su trabajo: tu rol y tus permisos, los leads que te asignan y tu nombre junto a lo que haces.
• Por qué podemos: por la ejecución del contrato entre tu empresa y nosotros (art. 6.1.b del RGPD) y, si te dio de alta tu empresa, por nuestro interés legítimo y el de tu empresa en darte el acceso que pidió para ti (art. 6.1.f del RGPD).
• Datos obligatorios: tu nombre y tu correo, y una contraseña; sin ellos no podemos crear tu cuenta. Al crear la cuenta de una empresa pedimos también su nombre y que aceptes las condiciones del servicio.
• Datos de facturación: para contratar un plan de pago, tu empresa nos da su país y su razón social y, si está establecida en la UE, su NIF-IVA; fuera de la UE puede añadir su número fiscal, y su persona propietaria declara que la empresa contrata como empresa o profesional (guardamos la fecha, quién hizo la declaración y la versión del texto). Un NIF-IVA de la UE lo comprobamos en VIES, el servicio público de la Comisión Europea, al que solo enviamos el país y el número, y guardamos la fecha de la comprobación y el nombre y la dirección que devuelve VIES. Tu empresa también puede darnos una dirección de facturación, o pedirnos que la anotemos. Estos datos los ve quien puede ver la configuración de tu empresa; se conservan mientras exista la cuenta y se borran con ella, salvo lo que la ley nos obligue a conservar en las facturas.
• Cuánto tiempo: mientras exista tu cuenta. Si tu empresa te desactiva, tu cuenta se conserva, desactivada, hasta que tu empresa o tú nos pidáis borrarla. Si creas la cuenta de una empresa y nunca la confirmas (nadie abre el enlace del correo ni entra), se borra sola, con su empresa, 7 días después de crearla; la prueba de lo que se aceptó se conserva como se explica más abajo.

Cuando creas la cuenta de tu empresa, y otra vez al elegir tu contraseña desde el enlace del correo, o cuando el propietario de una empresa que ya la tenía acepta las condiciones del servicio en la aplicación, guardamos, como prueba del contrato: quién las aceptó (su correo), el nombre de la empresa, la versión de los textos, la fecha y la hora, y la dirección IP y el identificador del navegador desde los que se aceptaron.

Por qué podemos: por la ejecución del contrato con tu empresa, y por nuestro interés legítimo en poder acreditar lo que se aceptó y en formular, ejercer o defender reclamaciones (art. 6.1.b y 6.1.f del RGPD).

Cuánto tiempo: mientras la empresa tenga cuenta, y 6 años después de que se borre; luego se borra sola. Se conserva aunque se borre la cuenta de quien la aceptó: es la prueba de lo que aceptó la empresa.

Para proteger las cuentas y los datos, y para que cada empresa sepa quién hizo qué en su cuenta, tratamos:

• El registro de actividad. Cada cambio en los leads, las notas, la configuración, el equipo y las integraciones, cada entrada y cada salida en la web, cada exportación, cada acción masiva y cada cambio en la verificación en dos pasos se anota con su fecha, la persona (su correo y su rol), la dirección IP y el identificador del navegador o de la app. El registro no guarda datos de los leads, solo el identificador interno de cada uno. Lo ven el propietario de la empresa y las personas a las que dé permiso. No se puede editar ni borrar línea a línea, para que nadie pueda borrar lo que hizo, y se borra junto con la cuenta de la empresa.
• Los intentos fallidos de entrar en la web: el correo que se escribió, la dirección IP y el navegador, para detectar a quien intenta adivinar contraseñas.
• El contador de intentos. Para que nadie pruebe contraseñas ni inunde un formulario, contamos las peticiones por dirección IP (una IPv6, por la red a la que pertenece) y, al entrar o al recuperar la contraseña en la web, por el correo que se escribe. Cada contador se borra automáticamente al caducar, en menos de 24 horas.
• Tu sesión. En la web, una cookie mantiene tu sesión abierta, y otra apunta la hora de tu última actividad para cerrarla tras el tiempo sin actividad que fije tu empresa (60 minutos si no lo cambia). Ver Cookies y almacenamiento local.
• La verificación en dos pasos, si la activas o tu empresa la exige: nuestro proveedor de autenticación guarda el secreto de la app de códigos que vinculas, nosotros apuntamos cuándo se verificó cada método, y el registro de actividad anota cuándo se activa o se quita.
• Nuestro proveedor de autenticación guarda además su propio registro de los inicios de sesión, desde la web y desde la app, y de otros sucesos de la cuenta, con la dirección IP, y aplica sus propios límites de intentos.

Por qué podemos: por nuestro interés legítimo, y el de tu empresa, en proteger las cuentas y los datos y en saber quién hizo qué (art. 6.1.f del RGPD). Puedes oponerte escribiendo a privacy@kubocrm.com, aunque podemos necesitar conservar estos datos para proteger el servicio o para formular, ejercer o defender reclamaciones.

Cuánto tiempo: el registro de actividad, hasta que se borre la cuenta de la empresa; los intentos fallidos de entrar, que no son de ninguna empresa, y el registro del proveedor de autenticación, lo necesario para investigar accesos no autorizados; el contador de intentos, menos de 24 horas.

Solo enviamos los correos que el servicio necesita: el enlace para elegir tu contraseña cuando te dan de alta en un equipo, la confirmación de tu correo, la recuperación de la contraseña y los avisos de seguridad (por ejemplo, si alguien de tu equipo te quita la verificación en dos pasos). La aplicación no envía publicidad ni boletines. Por qué podemos: por la ejecución del contrato con tu empresa y nuestro interés legítimo en mantener segura tu cuenta (art. 6.1.b y f del RGPD).

La campana, en la web y en la app móvil, te avisa cuando te asignan un lead, otra persona o automáticamente al entrar (no cuando te lo asignas tú), 10 minutos antes de un seguimiento con hora que sea tuyo y, si tu empresa lo activa, cuando un lead abierto pasa sin que nadie trabaje en él el tiempo que elige tu empresa (a quien lo lleva o, si no lo lleva nadie que pueda recibirlo, a quien ve el equipo). De cada aviso guardamos para quién es, de qué tipo, a qué lead o seguimiento se refiere (con la hora del seguimiento, cuántos leads te asignaron a la vez o desde cuándo está el lead sin atender), quién te asignó el lead si fue una persona, cuándo llegó y cuándo lo leíste, pero ninguna copia de los datos del lead: se leen del lead al enseñar el aviso.

La hora a la que lo lees sirve para enseñar qué avisos siguen sin leer, con la misma lista en la web y en la app, y para contar el plazo tras el que se borra; el aviso de un seguimiento también se marca como leído automáticamente cuando ese seguimiento se completa, se anula o se mueve a otro día o a otra hora, y el de un lead sin atender, cuando alguien trabaja en ese lead o cuando ya no es para ti porque el lead ha pasado a otra persona. En tu empresa, tus avisos, y cuándo los lees, solo los ves tú: tampoco el propietario de tu empresa.

Notificaciones push en tu teléfono (app de Android). Si las activas en Más, en la app móvil, el teléfono te pide permiso y, si lo das, cada aviso nuevo de la campana llega también a tu teléfono como notificación push. Su texto es genérico (por ejemplo, «Tienes un lead nuevo asignado» o «Tienes un seguimiento a las 12:00») y no lleva datos del lead, ni siquiera un nombre; solo viajan con ella dos identificadores internos, el del aviso y el del lead, para que al tocarla se abra el sitio correcto. Para ello guardamos, de cada uno de tus teléfonos, el identificador que Expo le da para las notificaciones, su plataforma y cuándo lo registró la app por última vez. No mandamos la notificación si ya has leído el aviso, si el seguimiento se movió o se completó, o si has apagado la campana. Guardamos además, durante 2 días, el recibo que Expo nos da de cada notificación mandada, para borrar los identificadores de los teléfonos que ya no existen.

Por qué podemos: por nuestro interés legítimo, y el de tu empresa, en que cada persona se entere a tiempo del trabajo que le toca (art. 6.1.f del RGPD). Puedes oponerte apagando la campana en Mi perfil, en la web, o en Más, en la app móvil: desde entonces no se crea ningún aviso nuevo para ti. Puedes apagar solo las notificaciones de tu teléfono en el mismo sitio, o en los ajustes del teléfono. También puedes escribir a privacy@kubocrm.com.

Cuánto tiempo: 30 días después de que los leas, o 90 días después de llegar si no los lees nunca; y también al borrarse el lead, el seguimiento o tu cuenta. El identificador de un teléfono se borra al momento cuando sales de la app en ese teléfono con conexión o apagas las notificaciones, y cuando tu cuenta se desactiva o se borra. Si tu sesión se acabó sola (caducó, o se cerró desde otro dispositivo) o saliste sin conexión, se queda hasta que lo quite la siguiente persona que entre en la app en ese teléfono, hasta que Expo avise de que el teléfono ya no existe o, como mucho, hasta que pasen 90 días sin que la app lo vuelva a registrar.

Si usas la app móvil de Kubo CRM:

• Tu sesión se guarda en el almacén seguro del teléfono (el llavero en iOS, el Keystore en Android). Si no marcas «Mantener la sesión», se borra la próxima vez que se abre la app.
• Si la marcas, la app guarda además en el teléfono una copia de lo que ha cargado (las listas, los leads y tus avisos), para abrir más rápido. Esa copia caduca un día después de su última actualización: entonces la app deja de usarla y la borra la siguiente vez que se abre. También se borra al salir o cuando entra otra persona. Android no incluye los datos de la app en las copias de seguridad del teléfono.
• Cada petición se identifica como la app de Kubo CRM, con su versión y su plataforma (por ejemplo, Android), para que el registro de actividad pueda decir que un cambio se hizo desde la app.
• La app pide permiso a tu teléfono para mostrar notificaciones solo cuando las activas en Más, nunca al arrancar. Sin ese permiso, o con ellas apagadas, la app no registra nada (ver Los avisos en la aplicación).
• Al abrirse, la app busca actualizaciones en los servidores de Expo, la plataforma con la que las publicamos. Expo recibe la dirección IP y los datos técnicos necesarios para servir la actualización, como la versión de la app, la plataforma y un identificador de la instalación.
• Cuando tocas llamar, WhatsApp o correo en un lead, la app abre la aplicación correspondiente del teléfono con ese número o esa dirección.
• En Más puedes bloquear la app con tu huella o tu cara (o, si tu teléfono no tiene, con su PIN, patrón o contraseña). Lo comprueba el propio teléfono y solo le dice a la app «sí» o «no»: tu huella o tu cara no salen del teléfono, y Kubo CRM no recibe nada biométrico. La app guarda en tu teléfono únicamente que activaste el bloqueo, a qué cuenta pertenece, cuándo elegiste que se pida (al abrir la app, o tras 1, 5 o 15 minutos fuera), el número de intentos fallidos seguidos y cuándo se salió de la app por última vez; nada de eso nos llega. El bloqueo tapa la pantalla pero no cierra la sesión; tras varios intentos fallidos puede pedirte la contraseña de tu cuenta. Salir desde Más borra el ajuste de ese teléfono.
• La app no tiene analítica, publicidad ni seguimiento, y no accede a la cámara, el micrófono, la ubicación ni tus contactos.

Cada empresa decide qué integraciones usa. Lo que entra por ellas son datos de leads, que tratamos por cuenta de la empresa (ver el contrato de encargo del tratamiento).

• Formularios y reservas de otros servicios: el webhook universal, el plugin de WordPress y las conexiones con Typeform, Tally, Jotform, Google Forms, los formularios de clientes potenciales de Google Ads, Cal.com y Calendly envían a Kubo CRM lo que rellenó o reservó la persona, y Kubo CRM lo convierte en un lead; el plugin de WordPress y esas conexiones descartan los campos de pago y los ficheros subidos.
• El formulario de Kubo CRM para webs: la empresa que lo pone en su web es la responsable de los datos de quienes lo rellenan, y la casilla del formulario enlaza a la política de privacidad de esa empresa. De cada envío guardamos, como prueba del consentimiento, la dirección de esa política, el texto de la casilla y la hora; y, si la web los da, la página y sus parámetros de campaña (UTM). La dirección IP de quien lo rellena solo la usa el contador de intentos (ver Seguridad y registro de actividad): no se guarda con el lead ni en el registro de actividad. La empresa también puede añadir una comprobación de Cloudflare (Turnstile) de que quien envía el formulario es una persona y no un programa; para hacerla, Cloudflare ve la dirección IP y señales del navegador.
• El correo entrante: la empresa reenvía a su propia dirección de Kubo CRM los correos que son leads. Los recibe Cloudflare (Email Routing), y un programa nuestro que funciona en Cloudflare guarda cada uno en su almacenamiento (R2), en la Unión Europea, hasta que Kubo CRM lo recibe, normalmente en menos de un minuto. Una vez entregado, se borra de allí; si no se puede entregar (por ejemplo, porque la empresa pausó la dirección), se borra a los 7 días, y como mucho a los 8. Cada correo que se convierte en lead conserva su remitente, sus destinatarios, su fecha, su asunto y su texto (solo su primer 1 MB, si es más largo), pero no su versión en HTML ni sus adjuntos, de los que solo se guardan el nombre, el tipo y el tamaño. Las respuestas automáticas, los rebotes y los correos del propio equipo de la empresa se descartan. De cada correo que llega, también de los que no se convierten en lead, guardamos el remitente, el asunto y qué se hizo con él, sin el contenido, durante 30 días, como parte del registro que se explica abajo; y de la confirmación que manda Gmail cuando la empresa pone el reenvío, también su enlace, su código, la dirección que lo pidió y su texto (hasta 1.500 caracteres), durante 24 horas, para que la empresa pueda confirmar el reenvío desde Kubo CRM.
• Las reglas y el registro de lo que entra: la empresa puede poner reglas que deciden si lo que entra se convierte en lead, y con qué fuente, estado, etiquetas y responsable. De cada envío que ignoran sus reglas, o que no se guarda porque su plan está lleno, guardamos quién lo mandó (su correo o, si no lo trae, su teléfono o su nombre), su asunto, si lo tiene, y qué se hizo con él, sin el contenido, durante 30 días, para que la empresa pueda revisar sus reglas.
• Importar de un fichero (CSV o Excel): el fichero se lee en nuestro servidor y no se guarda en ningún sitio. Cada lead importado guarda el nombre del fichero y la fila de la que salió, y el registro de actividad anota una sola línea con el nombre del fichero y los totales, sin los datos de los leads.
• Los avisos en Slack, Microsoft Teams o Telegram: la empresa elige el canal y de qué se avisa (un lead nuevo, un lead asignado). Cada aviso lleva el nombre del lead (o, si no tiene, su empresa), por dónde entró, su fuente, un enlace al lead y los nombres de las personas que intervienen (quién lo dio de alta a mano y quién es su responsable, o el principio de su correo si no tienen nombre); y, solo si la empresa lo elige, la empresa, el correo y el teléfono del lead. Los puede leer cualquiera que tenga acceso a ese canal, y Slack, Microsoft o Telegram los guardan según sus propias condiciones. Las direcciones de los canales de Slack y de Teams se guardan cifradas. Los avisos de Telegram los manda un bot de Kubo CRM que la empresa añade a su grupo; guardamos el identificador y el nombre del grupo.
• El webhook de salida (en el plan Pro): la empresa elige una dirección (por ejemplo, en Zapier, Make o n8n, o su propio servidor), y Kubo CRM le manda cada lead nuevo, salvo los importados, y cada cambio de estado, con todos los datos del lead: su nombre, su correo, su teléfono, su empresa, su cargo, su web, su ciudad, su descripción y su valor, su estado, su fuente, su integración y sus etiquetas, los campos propios de la empresa, el día de su próximo paso y sus fechas, y el nombre y el correo de la persona responsable. Cada envío va firmado para que el destino pueda comprobar que viene de Kubo CRM, y lo que se manda allí lo guarda ese destino según sus propias condiciones. La dirección y el secreto de la firma se guardan cifrados, y no guardamos la respuesta del destino.
• Kubo Mail (nuestro servicio de newsletters): la empresa puede conectar una de sus listas de Kubo Mail. Cuando alguien que rellena uno de sus formularios marca la casilla de la newsletter, Kubo CRM manda a esa lista su correo y su nombre, con la página del formulario y el texto de la casilla si los conocemos. Kubo Mail le manda un correo para que confirme la suscripción, y solo recibe newsletters si la confirma. Nunca se mandan los leads que se importan, que llegan por correo o que se crean a mano. La clave de Kubo Mail se guarda cifrada, y lo que se manda allí lo guarda Kubo Mail por cuenta de la empresa, según sus propias condiciones.

Por qué podemos: con los datos de los leads, por las instrucciones de la empresa, que es su responsable; con los nombres de las personas del equipo que salen en los avisos, y el nombre y el correo de la persona responsable que manda el webhook de salida, por nuestro interés legítimo y el de la empresa en que su equipo se entere de sus leads y en conectarlos con sus propias herramientas (art. 6.1.f del RGPD).

Estamos preparando una integración con Meta Lead Ads, los formularios de los anuncios de Facebook e Instagram. Todavía no está disponible: este apartado explica cómo se tratarán los datos cuando lo esté, y lo pondremos al día al lanzarla.

Cuando una empresa conecte su página de Facebook a Kubo CRM:

• Qué recibimos de Meta: las respuestas que cada persona dé en el formulario del anuncio de la empresa (por ejemplo, su nombre, su correo, su teléfono y las respuestas a las preguntas propias de la empresa), las casillas de consentimiento de ese formulario, la fecha, y los nombres e identificadores del formulario, el anuncio, la campaña y la página. De la persona que conecta la página, una administradora de la página de la empresa, recibimos su identificador de usuario de Facebook, su nombre y el acceso que concede.
• Para qué: solo para entregar cada lead a la empresa que conectó la página, como un lead en su cuenta de Kubo CRM, y para mantener la conexión. Los leads los tratamos como encargados de esa empresa (ver el contrato de encargo del tratamiento); los datos de quien conecta la página, como responsables, para gestionar la conexión, por el contrato con su empresa y nuestro interés legítimo (art. 6.1.b y f del RGPD).
• Lo que no hacemos: no usamos los datos de Meta para publicidad ni para hacer perfiles, no los vendemos ni los cedemos a comerciantes de datos y no los combinamos con los de otras empresas. Los leads solo los ve la empresa que conectó la página.
• Los tokens de acceso de Meta se guardan cifrados y solo sirven para leer los leads de la página conectada.
• Cuánto tiempo: los leads, hasta que la empresa los borre en Kubo CRM o borre su cuenta. Los datos de la conexión (los tokens de acceso, el identificador de usuario de Facebook y el nombre), hasta que se desconecte la página o esa persona quite Kubo CRM de su configuración de Facebook.
• Cómo borrarlos: ver Eliminación de datos.

Si escribes a info@kubocrm.com o a privacy@kubocrm.com, usamos tu mensaje y tu correo para contestarte y, si ejerces tus derechos, para atender tu petición. Por qué podemos: por nuestro interés legítimo en contestarte o, cuando ejerces tus derechos, por nuestra obligación legal de responderte (art. 6.1.f y c del RGPD). Guardamos esos mensajes lo necesario para atenderlos y como mucho un año. Nos llegan a través de Cloudflare, que reenvía los correos escritos a nuestras direcciones, y de Google, que aloja nuestro buzón (Gmail). Lo que mandamos desde privacy@kubocrm.com, también nuestras respuestas, sale por Resend.

La aplicación solo usa las cookies y el almacenamiento local que necesita para funcionar o que recuerdan algo que eliges tú. No usa cookies de analítica, de publicidad ni de redes sociales, y por eso no te pide permiso. Estas páginas legales no escriben ninguna cookie.

Puedes borrarlas cuando quieras en la configuración de tu navegador; sin las cookies de la sesión no puedes entrar.

Usamos estos proveedores para dar el servicio:

Tu empresa también ve tus datos: las personas de tu equipo ven tu nombre y lo que haces con los leads, y las que ella autorice pueden ver el registro de actividad.

Los servicios que tu empresa conecte a Kubo CRM, para enviarle leads o para recibir sus avisos o sus leads, los elige tu empresa y tratan los datos según sus propias condiciones: por ejemplo, las webs y los plugins de WordPress, los formularios y las herramientas de reservas (como Typeform, Tally, Jotform, Google Forms, Google Ads, Cal.com o Calendly) los canales que reciben sus avisos (Slack, Microsoft Teams o Telegram), las direcciones a las que su webhook de salida manda sus leads y sus listas de Kubo Mail, que trata los datos según sus propias condiciones.

No vendemos datos personales ni se los damos a nadie más, salvo que la ley nos obligue.

Somos una empresa de EE. UU., y nuestros proveedores son empresas de EE. UU. o pertenecen a grupos de EE. UU., así que tus datos pueden consultarse o tratarse desde Estados Unidos, aunque la base de datos esté en Irlanda. Para cada proveedor, las transferencias desde el Espacio Económico Europeo se amparan en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea o, cuando la empresa está adherida, en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., como es el caso de Google. Puedes pedir una copia de las cláusulas contractuales tipo en que nos amparamos escribiendo a privacy@kubocrm.com; la lista de empresas adheridas está en dataprivacyframework.gov.

No tomamos decisiones basadas únicamente en un tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos sobre ti o te afecten de forma parecida, ni hacemos perfiles con tus datos.

Puedes pedir ver, corregir o borrar tus datos, oponerte a su tratamiento o limitarlo, o recibirlos en un formato que te puedas llevar, escribiendo a privacy@kubocrm.com. Te contestaremos en un mes, y podemos pedirte algún dato para comprobar que eres tú.

Con los datos de los leads decide la empresa que los tiene: le haremos llegar tu petición y la ayudaremos a contestarte.

Si crees que no tratamos bien tus datos, puedes reclamar ante la autoridad de protección de datos de tu país (en España, la Agencia Española de Protección de Datos, aepd.es).

Los datos de cada empresa están separados de los de las demás en la propia base de datos; para entrar hace falta una contraseña y, si está activada, la verificación en dos pasos; las conexiones van cifradas (HTTPS); y nuestro proveedor de la base de datos cifra los datos guardados. Más detalle en el contrato de encargo del tratamiento, que cada empresa puede leer entrando en Kubo CRM.

Si cambiamos esta política, publicaremos aquí la versión nueva con su fecha y, si el cambio es importante, te avisaremos por correo antes de que se aplique.